ขั้นตอนการประสานงาน

ขั้นตอนสำหรับเจ้าหน้าที่ติดต่อประสานงาน

๑. ศึกษารายละเอียดจากเอกสาร ข้อมูลจาก www.comcamp.org  หัวข้อ รายละเอียดการขอเข้าค่ายพักแรม หรือ Download เอกสารได้จากหัวข้อ DOWNLOAD เอกสาร

๒. ดูรูปภาพสถานที่และกิจกรรม ได้ที่ www.comcamp.org หัวข้อ รูปภาพสถานที่ภายในค่ายพักแรม

๓. ดำเนินการติดต่อสอบถามเจ้าหน้าที่ประสานงานค่ายพักแรมฯ
     ๓.๑ สอบถามรายละเอียดค่าใช้จ่ายหรือประมาณการค่าใช้จ่าย (*ดูรายละเอียดเพื่อสอบถามในเอกสารหน้าต่อไป ในหัวข้อ รายละเอียดค่าใช้จ่ายในการจัดกิจกรรม)
     ๓.๒ กรณีเข้าพักแรมเพื่อทัศนศึกษา หรือจัดกิจกรรมเอง โดยไม่ใช้ครูฝึกหรือวิทยากรจากทางค่ายพักแรม ก็จะมีค่าใช้จ่ายตามระเบียบ เฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้อง
    
๓.๓ แจ้งรูปแบบหรือวัตถุประสงค์การจัดกิจกรรม เพื่อกำหนดกิจกรรมและจัดตารางเวลาที่เหมาะสมร่วมกัน

๔. ตกลงใจกำหนดวัน – เวลาที่ต้องการแน่นอน และติดต่อเพื่อจองสถานที่ไว้ก่อน
     ๔.๑ โอนเงินมัดจำ จำนวน ๒,๐๐๐.บาท เพื่อยืนยันการจองสถานที่ (การจองด้วยวาจา ไม่ถือเป็นการจองที่แน่นอน เพราะจะทำให้คณะอื่นเสียสิทธิ์ในการใช้สถานที่เข้าค่ายพักแรม โดยทางค่ายฯ จะให้สิทธิ์การจองด้วยวาจา ไม่เกิน ๗ วัน หากไม่แจ้งยืนยันและวางมัดจำ จะถือว่าสละสิทธิ์ และจะให้สิทธิ์หน่วยงานอื่นที่แจ้งยืนยันเป็นลำดับต่อไป)  ซึ่งเงินมัดจำนี้ถือเป็นการตกลงใจในการเข้าค่ายพักแรม และจัดซื้ออุปกรณ์เพื่อเตรียมการ ไม่สามารถคืนให้ได้ ถือเป็นเงินชำระ โดยนำไปหักลบออกจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่จะต้องชำระให้แก่ทางค่ายฯ
     ๔.๒ ส่งเอกสาร ขอรับการสนับสนุนการจัดกิจกรรมเข้าค่ายพักแรม (ตามแบบฟอร์มที่ นย.กำหนดเท่านั้น)
            –
(ส่งล่วงหน้าทาง Line  หรือ  Fax  หรือ  E-mail : commcampmarine@gmail.com  หรือทางไปรษณีย์)
            ส่งเอกสารฯ ล่วงหน้าไม่น้อยกว่า ๓๐ วัน ก่อนวันเข้าค่ายฯ เพื่อให้ทางค่ายพักแรมฯ เสนอหนังสือขออนุญาตหน่วยเหนือ และหน่วยที่เกี่ยวข้องได้ทันเวลา และหากส่งเป็นสำเนาเอกสารมาก่อนล่วงหน้าแล้ว  ในวันมาเข้าค่ายพักแรมฯ ให้นำต้นฉบับจริง มาส่งให้ค่ายพักแรมฯ ด้วย

๕. โอนค่าใช้จ่าย ค่าอาหารทั้งหมด (หากมีการจัดเลี้ยง) ให้ค่ายพักแรมฯ ก่อนวันเดินทางเข้าค่ายฯ อย่างช้า ๓ วัน เนื่องจากจำเป็นต้องจองเสบียงอาหารซึ่งมีจำนวนมาก
     **- ผู้ประสานงานของคณะฯ ควรประมาณการยอดรับประทานอาหารใน ๓ มื้อแรกให้ใกล้เคียงยอดจริง และแจ้งให้ค่ายพักแรมฯ ทราบโดยเร็ว เนื่องจากเมื่อจ่ายค่าเสบียง ๓ มื้อแรกไปแล้ว จะไม่สามารถคืนเงินได้ (ตั้งแต่มื้อที่ ๔ จัดตามยอดจริง)
    
การจ่ายเสบียงของ จนท. จะดำเนินการเพียง ๑ ครั้ง/วัน คราวละ ๓ มื้อ คือ มื้อกลางวัน  เย็น และเช้าวันรุ่งขึ้น  หากทางคณะฯ มีความประสงค์จะเพิ่มรายการอาหาร (ปกติทางค่ายจัดให้ ๒ อย่าง/มื้อ) กรุณาแจ้งหรือตกลงใจแต่เนิ่นๆ เพราะในตลาดย่อยจะมีค่าใช้จ่ายแพงมากกว่าตลาดเช้ามืด นอกจากนั้นแล้วคณะฯ จะต้องดำเนินการจัดซื้อด้วยตนเอง

๖. ประสานรายละเอียดและสอบถามเส้นทางในการเดินทางอย่างใกล้ชิด เพื่อความสะดวกของคณะฯ เอง

๗. เจ้าหน้าที่ติดต่อประสานงานของคณะฯ ควรให้คำแนะนำเบื้องต้นแก่คณะฯ ที่เข้าค่ายพักแรมฯ เกี่ยวกับรายละเอียดสถานที่ ระเบียบ หลักเกณฑ์การเข้าพัก การเตรียมตัว ของใช้จำเป็น และการปฏิบัติตนต่างๆ เมื่ออยู่ในค่ายพักแรมฯ  (หากจำเป็น ควรคัดลอกหรือถ่ายเอกสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องจำเป็น เพื่อแจ้งให้ผู้เข้าค่ายพักแรมฯ รับทราบและเตรียมการเบื้องต้น)

*********************

**การจองค่ายฯ เพื่อดำเนินการตกลงใจ   ทางค่ายพักแรมฯ ให้สิทธิ์จองด้วยวาจาไว้ไม่เกิน ๗ วัน หลังจากนั้นแล้ว จะต้องวางมัดจำ (๒,๐๐๐ บาท) เพื่อจองค่ายฯ  โดยระบุวันที่แน่นอน